¿Cómo ser más productivo en la nube? Tercera parte...grupos de Office 365
Una nueva opción de trabajo en equipo – Grupos de Office 365
Cuando debemos trabajar en un proyecto con un equipo de personas, como por ejemplo una presentación a un cliente o una nueva línea de negocios, tenemos distintas formas de administrar la información que se genera.
Una forma convencional es intercambiar correos, donde mediante cadenas de e-mails se llevan conversaciones y se intercambian distintas versiones del mismo documento. Esto tiene sus desventajas, ya que un mismo mail puede ser respondido por distintas personas generando varios hilos. Además, si alguien se suma al proyecto un tiempo después de ya comenzado, es complicado transmitirle el conocimiento generado o que pueda acceder fácilmente a toda la documentación. O por ejemplo saber cuál es la última versión de un documento en el cual varias personas han estado trabajando. En resumen, a medida que el proyecto crece utilizar el mail como medio de trabajo en grupo se termina volviendo desorganizado.
Para que esto no suceda se pueden utilizar sitios de SharePoint (como por ejemplo sitios de Equipo o de Proyecto) pensados para trabajo en equipo, que permiten guardar los documentos en un repositorio común (librería de documentos) con funcionalidades de administración de permisos, coautoría y versionado documental e incluso con una papelera de reciclaje que permite recuperar información eliminada.
Sumado a lo anterior, estos sitios cuentan con listas de contactos y calendarios para mantener al equipo sincronizado, entre otras funcionalidades que permiten lograr soluciones más sofisticadas al poder hacer uso de tipos de contenidos y columnas de sitio.
De todas formas si bien un sitio de SharePoint se puede integrar con carpetas públicas de Exchange, puede no terminar de reemplazar del todo la inmediatez y comodidad del correo, con lo que algunas personas siguen utilizando e-mails para interactuar y mantener actualizados a los miembros del equipo.
Una de las propuestas de Microsoft más recientes para trabajo en equipo es “Grupos” de Office 365 y conceptualmente podríamos decir que surge de combinar un repositorio de documentos con emails de Exchange, pero también emulando los grupos de Yammer a la hora de mostrar las conversaciones que se generan.
La experiencia de los Grupos de Office 365 busca ser bastante simple. Los usuarios pueden rápidamente dar de alta nuevos Grupos desde el Outlook Web App (y próximamente desde Outlook 2016) y otorgar permisos de accesos sobre este. Al crearse un Grupo, por detrás se está creando una dirección de correo para el grupo(una lista de distribución para comunicarse con el grupo vía mail y registrar las conversaciones), un repositorio OneDrive for Business (para contener los documentos), un calendario de Exchange (para registrar las reuniones del grupo) y un block de notas (un archivo de OneNote que permite compartir notas e información). Todo esto al mismo tiempo e integrado en una misma experiencia, lo que permite que grupos de trabajo interactúen de una forma ordenada desde el vamos.
Aunque es una forma innovadora, rápida y práctica de crear un lugar de trabajo para equipos, no vemos a Grupos de Office 365 como un reemplazo directo de los sitios de grupo y colaboración de SharePoint, sino como una nueva propuesta que busca simplificar e integrar experiencias.
A la izquierda del OWA aparecen listados los grupos de Office 365. Al seleccionar un grupo, en el medio se muestran las conversaciones generadas, con un resumen de quienes participaron, cantidad de respuestas y “likes”. Los integrantes del grupo pueden participar en las conversaciones desde la interface para Grupos del OWA o directamente enviando un email a la casilla de correo del grupo.
Cada grupo se crea con su propio calendario, donde al agregar un nuevo evento son invitados los integrantes del grupo. En la vista de calendario se pueden mostrar eventos con distintos colores en función al grupo al que pertenecen.
Grupos de Office 365 Versus Sitios de Grupo de SharePoint:
Grupos de Office 365 es una nueva experiencia de trabajo pero no es un reemplazo a los sitios de SharePoint Online. La configuración que podemos hacer sobre un Grupo todavía es un tanto básica, posiblemente hecho profeso para simplificar. Por ejemplo, no podemos definir columnas (metadata) sobre los documentos, crear nuevas librerías o agregar webparts para lograr soluciones más sofisticadas como sí podemos hacer en un sitio de SharePoint.
Quizás lo más preocupante es que de momento tampoco existe una papelera de reciclaje de Grupos, por lo que si alguien con permisos suficientes elimina un grupo no habría forma de recuperar dicha información. De todas formas una de las ventajas de Office 365 es que está en evolución constante (por ejemplo recientemente se agregó una papelera de reciclaje para recuperar archivos eliminados dentro de un grupo) con lo que posiblemente algunos de estos puntos sean atacados en las próximas actualizaciones.
Conclusión
Con este artículo le hemos querido presentar tres ejemplos prácticos de nuevas experiencias que han surgido recientemente en Office 365 que pueden ayudarle a aumentar su productividad y la de su equipo. Una que le permite aprovechar tiempos que a veces surgen estando fuera de la oficina, otra que aplica técnicas sofisticadas para brindarle información relevante para su trabajo y la última que integra diversas tecnologías para simplificar la forma en que su equipo maneja la información.
Además de su inmediatez (puede comenzar a aplicar estas experiencias de forma prácticamente inmediata en la mayor parte de los planes Office 365), lo interesante es que tampoco son estáticas, sino que tienen su propio plan de mejoras futuras que terminan trazando un camino de evolución. Pero estas no son las únicas iniciativas, sino que hay otras, como los portales “NextGen” que está preparando Microsoft, donde ya contamos con Office 365 Video y de los cuales próximamente se irán liberando nuevos portales.
La filosofía que hay por detrás es generar experiencias inteligentes (relevantes y personalizadas), sociales (motivar la participación), móviles (accesibles desde donde sea) y que se puedan utilizar de inmediato (sin necesidad de largas configuraciones). Esta constante evolución, practicidad y adaptabilidad es una de las características más poderosas de trabajar en Office 365.
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