Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria (INIA)

Se trata del proyecto de mayor porte que se ha hecho en Uruguay de Implementación de Portal Web Público, utilizando SharePoint 2013.

¿Cómo lograr que las investigaciones realizadas en INIA estén al alcance de todos en el momento que las necesiten? ¿De qué forma compartir el conocimiento generado en el instituto en una plataforma que sea interactiva?

Hoy nuestra solución de portal web desarrollada en la plataforma Microsoft SharePoint 2013 permite contar con un sitio interactivo a los 40.000 usuarios registrados. El lanzamiento del portal fue realizado con el mayor de los éxitos el martes 8 de abril de 2014 y al día de hoy cuenta con más de 40.000 usuarios registrados. Una plataforma que pone el conocimiento del INIA a disposición de toda la sociedad y que permite fortalecer el trabajo colaborativo entre sus empleados, investigadores y pasantes.

Actividades, noticias, personas, proyectos, publicaciones: el INIA produce a diario información de calidad en diferentes líneas de trabajo y a lo largo de todo el país. Ese fue el punto de partida y es, hoy, el principal desafío de un portal capaz de dar respuesta a un instituto de investigación de referencia a nivel nacional e internacional.

Además de concentrar un enorme volumen de información dinámica, gracias al potente buscador de Sharepoint 2013, el usuario puede segmentar al máximo sus búsquedas. En cada categoría, el buscador despliega diversos filtros que permiten segmentar por tema específico, centro de investigación, tipo de actividad o de documento, región geográfica, entre otros.

Los invitamos a conocer por dentro el trabajo que desarrollamos desde 2014 para INIA. Y le agradecemos a nuestro cliente por la disposición y por permitirnos compartir esta historia que construimos juntos, en una relación de confianza de ida y vuelta permanente que crece día a día.

INIA es una institución cuya misión es “generar y adaptar conocimientos y tecnologías para contribuir al desarrollo sostenible del sector agropecuario y del país, teniendo en cuenta las políticas de Estado, la inclusión social y las demandas de los mercados y de los consumidores”.[1]

Problema y demanda original

La necesidad de una plataforma unificada que permitiera una correcta evolución e integración de las múltiples soluciones existentes en la institución fue el comienzo del camino que estamos recorriendo junto con INIA.

Migración del portal web mediante SharePoint 2013

La solución que propusimos fue la utilización de la plataforma Microsoft SharePoint 2013 para la generación de un Portal Web de acceso tanto para los usuarios externos (usuarios anónimos y registrados) como internos a la institución (sus empleados, investigadores).

Los objetivos que perseguimos en esta primera instancia fueron:

  • Hacer accesible la información sobre los resultados tecnológicos generados por el Instituto en los diferentes programas de investigación, unidades, laboratorios.

  • Brindar información institucional actualizada.

  • Proporcionar información sobre todo tipo de actividades realizadas por el Instituto.

  • Brindar servicios en línea.

  • Facilitar el acceso a la información y a los servicios brindados con agilidad, diseño atractivo y posibilidad de adaptación permanente.

  • Ofrecer un espacio interactivo que permitiera con el uso de las redes sociales.

El elemento decisivo fue el potente motor de búsqueda de SharePoint 2013, superior en todos los sentidos, comparado con las otras soluciones del mercado.

Otro elemento a resaltar es la vinculación del Portal Web con las bases de datos de Proyectos y Recursos Humanos, lo que permite rápidamente que las actualizaciones de esos sistemas se vean reflejadas en la web.

También, un elemento de mucho peso fue la ausencia de soporte local de las otras soluciones, y la inexistencia a nivel regional de una empresa que reuniera las características necesarias para llevar adelante este proyecto.

El mantenimiento que se logró luego de salir a producción, no fue algo común.

A partir de la problemática inicial y una vez que la solución se puso en producción, surgieron solicitudes que, si bien respondían al requerimiento inicial, se convirtieron en proyectos en sí mismos.

¿La principal necesidad en esta oportunidad? Optimizar el modo en que la organización gestiona la comunicación interna con sus investigadores, pasantes y representantes de distintos proyectos. Mejorar, a su vez, la comunicación con el público general.

Para ello, trabajamos en la elaboración de soluciones sobre información de sistema de bibliotecas, manejo de Newsletter interno y externo y grupos integrados de trabajo, todas desarrolladas también dentro de Share Point 2013.

Para esta instancia fue necesaria mucha coordinación de todas las áreas de trabajo de MaS: definición de la forma de trabajo, reuniones periódicas y seguimiento de los temas.

Dashboard de control de descarga de publicaciones con Power BI para Office 365

Una vez puesto en marcha el nuevo portal web fue fundamental que INIA pudiese tener de una forma simple, rápida y actualizable, control de las descargas de las diferentes publicaciones de investigación (revistas, series técnicas, papers).

Esto apunta a posibilitar el seguimiento de las descargas e identificar comportamientos. ¿Cuál es el resultado? La posibilidad de realizar seguimiento por temas, tópicos, áreas de información, procedencia de visitantes, descargas por estación, sistemas y programas.

En esta oportunidad, propusimos una solución dentro de Office 365 con Power BI. A través de una licencia integrada a Office 365, como solución de inteligencia de negocios desarrollada en la Nube, el cliente hoy puede llevar una contabilización asociada a un Dashboard o tablero de control. De este modo, se pueden ver las descargas de diferentes publicaciones, con la rigurosidad del análisis estadístico que permite Power BI. Una herramienta con una enorme flexibilidad que permite al usuario realizar cruces de información medulares para la toma de decisiones estratégicas.

Esto permitió ver con claridad y dar seguimiento a las descargas dentro del portal, según las siguientes categorías, entre otras:

  • por estación

  • por procedencia

  • por programa de unidad

  • por categoría de publicación

De este modo, se logra que diferentes usuarios tengan un perfilamiento de la información que quieran visualizar.

Dicha solución alcanza o tiene impacto en los dos tipos de usuarios que tiene INIA: los usuarios internos y los investigadores, que no trabajan específicamente dentro pero que desde afuera tienen acceso a ver toda la información.

Office 365

En una primera etapa INIA contaba con una solución de correo electrónica basada en una herramienta Open Source que le generaba muchos problemas y era sumamente escasa en funcionalidades e integraciones.

Planteamos la posibilidad de migrar a un ambiente 100% en la nube, usando el servicio de Office 365. Este proceso comenzó a partir de una configuración hibrida entre el servidor de correo del cliente y Exchange Online.

De esta manera, hoy INIA puede mantener usuarios en su servidor de correo interno, y otros usuarios del mismo dominio en su organización, en Exchange Online. Es decir, puede tener usuarios en su sistema de correo y usuarios en Office 365.

Así, facilitamos la realización de una migración paulatina y sin afectación de servicio, y a medida que el cliente decida migrar más usuarios, lo podrá hacer sin inconvenientes.

El trabajo continua…

Actualmente estamos trabajando en un pool de proyectos, además de mantenimiento de lo ya implementado.

INIA está abocado en dar mayor información a los investigadores de la Unidad Agro-climatológica (GRAS).

Inicialmente, restaban migrar aplicaciones que se encontraban en el portal anterior de INIA. En el portal nuevo, se embeben esas aplicaciones, lo que causa que el diseño no siga la misma línea estética y que la performance de la página pueda verse afectada en dichos casos.

Por ello, en estos momentos nos encontramos trabajando para migrar esas aplicaciones a SharePoint 2013 con la finalidad de incorporarlas en forma nativa al sitio nuevo.

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